Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego? Czyli jak mieć spokój z księgowością w swojej firmie

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego? Wybrać biuro online czy stacjonarne? Co powinna zawierać umowa z biurem? Chcesz wiedzieć krok po kroku co trzeba sprawdzić i jak to zrobić, aby nie mieć problemów z księgowością w swojej firmie? Odpowiedzi na te wszystkie pytania zawarte są w tym artykule.

Przez około 2 lata prowadziłem biuro rachunkowe więc dokładnie wiem na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego i chciałbym Ci pomóc dobrze wybrać odpowiednie biuro do prowadzenia księgowości Twojej firmy, żebyś nie miał później problemów.

Do 2014 roku żeby prowadzić biuro rachunkowe, właściciel lub pracownik biura miał obowiązek posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów, który uprawniał do tzw. usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

W 2014 roku została wprowadzona ustawowa deregulacja wielu zawodów, w tym między innymi zawód księgowego.

W związku z powyższym biuro rachunkowe może otworzyć każda osoba, która nie była karana za przestępstwa przeciwko Skarbowi Państwa.

Równie dobrze może to zrobić przysłowiowy „Pan Miecio:, który do tej pory był mechanikiem, a teraz postanowił, że sprawdzi swoje siły w prowadzeniu księgowości firm.

W związku z tym żeby nie mieć w przyszłości kłopotów z Urzędem Skarbowym warto dobrze sprawdzić kompetencje biura przed powierzeniem swoich dokumentów księgowych.

Ostatecznie tylko i wyłącznie podatnik odpowiada za błędy przy rozliczaniu podatków i ponosi wszelkie kary za nierzetelne prowadzenie ksiąg. A co gorsza może ponieść potężne koszty związane z odsetkami od źle wyliczonego podatku!

Czy biuro posiada certyfikat Ministerstwa Finansów

Pierwszą rzeczą jaką proponuje sprawdzić to czy biuro rachunkowe posiada certyfikat Ministerstwa Finansów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Mimo, że nie ma konieczności posiadania tego certyfikatu, biuro które go posiada otrzymało go przed 2014 rokiem, więc funkcjonuje od dłuższego czasu i jest doświadczone w prowadzeniu ksiąg.

Można to sprowadzić pytając o numer certyfikatu i osobę która to posiada. Wpisując w Google można sprawdzić czy taka osoba rzeczywiście posiada taki certyfikat na stronach Ministerstwa Finansów.

Jest to dość ważne, ponieważ istnieje duże ryzyko, że biuro które takiego certyfikatu nie posiada jest prowadzone krótko czyli po 2015 roku, a osoba, która będzie prowadzić nasze księgi finansowe nie zajmowała się tym wcześniej.

Poza tym osoba, która posiada taki certyfikat musiała zdać egzamin przeprowadzany przez Ministerstwo Finansów, co również może oznaczać sporą wiedzę w zakresie księgowości (aczkolwiek nie zawsze).

Zawsze zapytaj o certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowy!

Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy

Odpowiedzialność biura za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest trudna do wyegzekwowania.

Pamiętajcie, że to Ty jako właściciel przedsiębiorstwa ostatecznie odpowiadasz za wszelkie błędy przy prowadzeniu księgowości.

To Ty jako podatnik odpowiadasz przed urzędem skarbowym za źle naliczony podatek i płacisz odsetki karne.

Właśnie dlatego tak ważny jest wybór dobrego biura rachunkowego, ponieważ to każdy z przedsiębiorców jako podatnik odpowiada za wszelkie uchybienia w podatkach firmy.

Zapytacie więc, to za co tak naprawdę odpowiada biuro rachunkowe, przecież to one prowadzi moją księgowość, ja się na tym nie znam.

Otóż biuro podpisując umowę z nami powinno dokładnie określić swoją odpowiedzialność i potem można starać się o odzyskanie kar lub odsetek od źle zapłaconego podatku na drodze cywilnej od biura rachunkowego.

Dokładnie przestudiuj umowę z biurem rachunkowym (Polisa OC biura)

W umowie powinna być wyraźnie określona odpowiedzialność biura rachunkowego. Powinno być wyraźnie napisane za co biuro bierze odpowiedzialność i w jakim zakresie zobowiązuje się do pokrywania kar i kosztów wynikających z błędnego prowadzenie rachunkowości Twojej firmy.

Umowa też powinna zawierać dokładne daty oraz formy przekazywania dokumentów. Umowa powinna zawierać dokładny zakres obowiązków biura. Warto negocjować rozszerzenie obowiązków o porady księgowe, ponieważ jeśli takiego zapisu nie będzie, nie każde biuro ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na pytania odnoście zmian w przepisach.

Większość biur rachunkowych co do zasady prowadzi jedynie ewidencje dokumentów księgowych!

W umowie powinna być zawarta informacja o posiadanej polisie przez biuro. Jeśli nie ma takiej informacji domagajcie się polisy biura rachunkowego do wglądu.

Każde biuro powinno posiadać polisę OC, a nawet dodatkową polisę która zabezpiecza biuro przed kosztownymi błędami.

Kiedy biuro posiada taką polisę łatwiej można wyegzekwować pieniądze za popełnione błędy. Właściciel biura nie płaci wtedy odszkodowania ze swojej kieszeni a z polisy biura.

Poniżej znajduje się standardowa umowa z biurem rachunkowym, można ją przeczytać przed i dostosować do swoich potrzeb i zaoferować dla biura rachunkowego umowę w takiej formie.

A może usługi biura rachunkowego z doradztwem podatkowym?

Nie każde biuro rachunkowe świadczy usługi doradztwa podatkowego.

Większość biur nawet nie może świadczyć usług doradztwa, ponieważ właściciel nie jest doradcą podatkowym. Aby móc świadczyć usługi doradztwa podatkowego właściciel lub zatrudniony w biurze pracownik musi zdać państwowy egzamin doradcy podatkowego.

Osobiście polecam korzystanie z biura, które ma możliwość świadczenia usług doradztwa podatkowego. Oczywiście trzeba liczyć się z tym, że będzie trzeba zapłacić więcej, ale uważam że warto.

Warto, ponieważ doradca podatkowy może wydać wiążącą opinię na piśmie na temat spraw spornych odnośnie różnego rodzaju podatków. Doradca podatkowy może też reprezentować Cię przed sądem w sprawach spornych w walce z urzędem skarbowym.

Zwykłe biuro podatkowe nie ma takiej możliwości, ponieważ nie może być Twoim pełnomocnikiem w sprawach karno-skarbowych.

Warto również wybrać biuro z doradztwem podatkowym, ponieważ rozwijając firmę często stajemy przed wyzwaniami interpretacji przepisów podatkowych. Nie do końca wiadomo jak pewne rzeczy księgować i ewidencjonować. Doradca podatkowy zazwyczaj ma ogromną wiedzę w tym temacie i może nam w tym pomóc.

Biuro z doradztwem podatkowym może również okazać się pomocne przy „optymalizacji podatkowej”, czyli mówiąc ludzkim językiem wybrać taką formę opodatkowania, która jest zgodna z prawem i pomoże obniżyć podatki w przedsiębiorstwie.

Czy cena oznacza wysoką jakość usług biura rachunkowego?

Po uwolnieniu zawodu księgowego na rynku pojawiły się oferty prowadzenia najprostszej Księgi Przychodów i Rozchodów za kwoty rzędu 50-70złotych za miesiąc.

Takie „promocyjne ceny” bardzo szybko znalazły chętnych i dużo dobrych biur również musiały opuścić ceny aby dostosować się do rynku. W związku z tym, w dzisiejszych czasach niska cena usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie oznacza złej jakości.

Jednak należy bardzo uważnie przyjrzeć się co wchodzi w skład tej ceny. Czy tylko prowadzenie ewidencji na podstawie dostarczonych dokumentów?

Ponieważ gro biur rachunkowych oferując tak małe ceny ograniczyła się do prowadzenia tylko i wyłącznie ewidencji rachunkowej.

Jeśli będziesz miał problem z interpretacją przepisów podatkowych lub jakiś inny problem związany z księgowością biuro rachunkowe niekoniecznie może pomóc, bo zwyczajnie nie będzie miało takich usług w najniższym zakresie cenowym.

Dlatego niska cena nie oznacza złej jakości, ale trzeba wiedzieć dokładnie co wchodzi w zakres usług oferowanych za daną cenę.

Biuro rachunkowe internetowe czy stacjonarne?

W dobie powszechnych usług internetowych od jakiegoś czasu pojawiły się usługi księgowości online. Oferują niższe ceny oraz programy do wystawiania faktur za darmo.

Czy warto z nich korzystać?

Oczywiście, że tak, jednak zależy od formy świadczonych usług. W najniższych cenach biuro udostępnia program do księgowania gdzie większość czynności i wprowadzanie faktur trzeba wykonywać samemu. Do dyspozycji mamy pomoc w formie mailowej lub telefonicznej.

W przypadku droższych pakietów przesyłamy dokumenty internetowo w dowolnej formie a biuro księguje za nas.

Oczywiście radzę skorzystać z drugiego wariantu, ponieważ łatwo o błąd księgując samemu oraz tylko sami ponosimy odpowiedzialność za swoje błędy.

Poza tym nie po to się bierze biuro rachunkowe żeby samemu zajmować się księgowością. Najlepiej skupić się na głównej działalności firmy a sprawy księgowe pozostawić fachowcom.

W tym wypadku proponuje sprawdzić biuro w taki sam sposób jak zwykłe stacjonarne biuro rachunkowe, o czym pisałem wyżej.

Biuro zajmuje się księgowością, a Ty swoją firmą!

Podsumowując najbardziej trzeba zwracać uwagę podczas wyboru biura rachunkowego na zakres usług świadczonych w danym przedziale cenowym oraz na kompetencje jakie posiada właściciel lub pracownicy biura.

Biuro rachunkowe ma przede wszystkim odciążyć właściciela firmy od obowiązków związanych z wszelkimi przepisami i zagadnieniami podatkowymi.

Powinno w razie zmiany przepisów doradzić, co robić służyć pomocą w razie wątpliwości. Dzięki radom dobrego biura możemy oszczędzić czas i sporo pieniędzy. Jeśli biuro doradzi jaką formę opodatkowania wybrać oraz czy można w legalny sposób obniżyć podatki.

To są główne kryteria jakimi każdy przedsiębiorca powinien kierować się przy wyborze biura rachunkowego.

Jeśli pomógł Ci ten artykuł polub nas na facebooku i zapisz się do naszego newslettera żeby nie ominęły Cię inne wartościowe artykuły.